D'Microsoft Office Suite huet e spezielle Programm fir eng Datebank ze kreéieren a mat hinnen ze schaffen - Access. Wéi och ëmmer, vill Benotzer léiwer eng méi familiär Applikatioun fir dës Zwecker ze benotzen - Excel. Et sollt bemierkt datt dëse Programm all Tools huet fir eng komplett Datebank (DB) ze kreéieren. Loosst eis erausfannen wéi Dir dëst maacht.
Kreatiounsprozess
Den Excel Datebank ass eng strukturéiert Set vun Informatioun iwwer d'Kolonnen a Reihen vun engem Blat verdeelt.
Geméiss der spezieller Terminologie ginn d'Datebank-Reihen genannt "records"An. All Entrée enthält Informatiounen iwwer en individuellen Objet.
Saile ginn genannt "Felder"An. All Feld enthält eng separat Parameter fir all records.
Dat ass, de Kader vun all Datebank an Excel ass e normale Dësch.
Dësch Kreatioun
Also als éischt musse mir en Dësch erstellen.
- Mir ginn den Rubriken vun de Felder (Kolonnen) vun der Datebank.
- Fëllt den Numm vun den Uschlëss (Zeilen) vun der Datebank aus.
- Mir fuere fir d'Datebank ze fëllen.
- Nodeems d'Datebank gefëllt ass, formatéiere mir d'Informatioun an där no eiser Diskretioun (Schrëft, Grenzen, Fëllen, Auswiel, Textplaz relativ zu der Zell, etc.).
Dëst schléisst d'Schafe vum Datebankrahmen of.
Lektioun: Wéi een Dësch am Excel maacht
Datebank Attributer iwwerloossen
Fir Excel den Dësch net nëmmen als Gamme vun Zellen ze gesinn, mee éischter als eng Datebank, muss et déi entspriechend Attributer zougedeelt ginn.
- Gitt op den Tab "Donnéeën".
- Wielt déi ganz Palette vun der Tabell. Recht klickt. Am Kontextmenü klickt op de Knäppchen "En Numm aschreiwen ...".
- An der Grafik "Numm" den Numm un dat mir d'Datebank nennen. Eng Viraussetzung ass datt den Numm mat engem Bréif ufänke muss, an et sollt keng Plazen hunn. An der Grafik "Range" Dir kënnt d'Adress vum Dëschberäich änneren, awer wann Dir se richteg auswielt, braucht Dir näischt hei z'änneren. Dir kënnt optional eng Notiz an engem separaten Feld spezifizéieren, awer dësen Parameter ass fakultativ. Nodeems all Ännerunge gemaach gi sinn, klickt op de Knäppchen "OK".
- Klickt op de Knäppchen Späicheren am ieweschten Deel vun der Fënster oder gitt d'Tastatur Ofkiirzung Ctrl + S, fir d'Datebank op der Festplack oder erofhuelbare Medien op dem PC ze späicheren.
Mir kënne soen datt et duerno nach eng prettend Datebank huet. Dir kënnt mat him schaffen an der Staat wéi se elo presentéiert gëtt, awer vill Méiglechkeeten wäerten zougeschnidden ginn. Hei ënnen diskutéiere mer wéi d'Datebank méi funktionnell ka ginn.
Zortéieren a filteren
Aarbecht mat Datenbanken, als éischt suergt d'Méiglechkeet fir records z'organiséieren, auswielen an ze sortéieren. Connect dës Funktiounen mat eiser Datebank.
- Mir wielen d'Informatioun vum Feld, duerch dat mir wäerte organiséieren. Klickt op de "Sortéieren" Knäppchen am Band um Tab "Donnéeën" an der Toolbox Zortéieren a Filteren.
D'Sortéiere kann op bal all Parameter duerchgefouert ginn:
- alphabeteschen Numm;
- Datum
- Zuel asw.
- An der nächster Fënster déi erschéngt, wäert d'Fro sinn ob Dir nëmmen dat gewielte Gebitt fir d'Sortéieren benotze wëllt oder et automatesch ausbaue wëllt. Wielt automatesch Expansioun a klickt op de Knäppchen "Sortéieren ...".
- D'Sortéierungsinstellungsfenster fänkt op. Am Feld Zortéieren no uginn den Numm vum Feld duerch deen et duerchgefouert gëtt.
- Am Feld "Sortéieren" weist exakt wéi et soll ausgefouert ginn. Fir en DB ass et besser fir e Parameter ze wielen Wäerter.
- Am Feld "Bestellen" e gitt an a wéi enger Uerdnung d'Sortéierung duerchgefouert gëtt. Fir verschidden Typen vun Informatioun gi verschidde Wäerter an dëser Fënster ugewisen. Zum Beispill fir Textdaten - dëst wäert de Wäert sinn "Vun A bis Z" oder "Vun Z op A", a fir numeresch & "Opsteigend" oder "Erofgaang".
- Et ass wichteg sécher ze stellen datt ronderëm de Wäert ass "Meng Daten enthalen Header" do war e Scheckzeechen. Wann et net ass, da musst Dir et setzen.
Nodeems Dir all déi néideg Parameteren aginn hutt, klickt op de Knäppchen "OK".
Duerno ginn d'Informatiounen an der Datebank no den spezifizéierten Astellunge klasséiert. An dësem Fall hu mir d'Nimm vun den Ugestallten vun der Entreprise zortéiert.
- Ee vun de bequemsten Tools wann Dir an enger Excel Datebank schafft ass Autofilter. Mir wielt déi ganz Gamme vun der Datebank am Astellungsblock Zortéieren a Filteren klickt op de Knäppchen "Filter".
- Wéi Dir kënnt gesinn, nodeems datt an den Zellen mat de Feldnumm Piktogrammer a Form vun invertéierte Dräieckelen opgetaucht sinn. Mir klickt op d'Ikon vun der Kolonn deem säi Wäert mer filtere wäert. An der Fënster déi opmaacht, klickt op d'Wäerter of, mat déi mir records oppassen. Nodeems d'Wiel gemaach ass, klickt op de Knäppchen "OK".
Wéi Dir kënnt gesinn, nodeems datt d'Reien mat de Wäerter enthalen, aus deenen mir net ausgeschalt hunn, goufen vum Dësch verstoppt.
- Fir all d'Donnéeën op den Ecran zréckzeginn, klickt op d'Ikon vun der Kolonn déi gefiltert gouf, an an der Fënster déi opmaacht, kontrolléiert d'Këschte vis-à-vis vun allen Artikel. Da klickt op de Knäppchen "OK".
- Fir d'Filterung komplett ze läschen, klickt op de Knäppchen "Filter" op der Band.
Lektioun: Sorteren a filteren Daten an Excel
Sich
Wann et eng grouss Datebank ass, ass et bequem et mat engem speziellen Tool ze sichen.
- Fir dëst ze maachen, gitt op den Tab "Heem" an um Band an der Toolbox "Änneren" klickt op de Knäppchen Fannt an Highlight.
- Eng Fënster opgemaach an deem Dir de gewënschte Wäert uginn wëllt. Duerno klickt op de Knäppchen "Fannt nächst" oder Fannt All.
- Am éischte Fall gëtt déi éischt Zelle an där et e spezifizéierte Wäert gëtt aktiv.
Am zweeten Fall gëtt déi komplett Lëscht vun Zellen, déi dëse Wäert enthalen, opgaang.
Lektioun: Wéi een eng Sich an Excel mécht
Freeze Gebidder
Wann Dir eng Datebank erstellt, ass et bequem Zellen mat den Nimm vun Opzeechnungen a Felder ze fixéieren. Wann Dir mat enger grousser Datebank schafft - dat ass einfach eng néideg Bedingung. Soss musst Dir konstant Zäit verbréngen fir duerch d'Blat ze scrollen fir ze kucken wéi eng Zeil oder Kolonn engem bestëmmte Wäert entsprécht.
- Wielt déi Zell, d'Géigend uewen a lénks vun deem Dir wëllt befestegt. Et fënnt direkt ënner dem Header a riets vun den Nimm vun den Entréen.
- An der Tab sinn "View" klickt op de Knäppchen Spär "Beräicher"an der Toolgrupp lokaliséiert "Fënster"An. An der Lëscht Lëscht, wielt de Wäert Spär "Beräicher".
Elo sinn d'Nimm vu Felder an Opzeechnungen ëmmer virun Ären Aen, egal wéi wäit Dir op der Dateblatt scrollt.
Lektioun: Wéi pin een e Beräich an Excel
Drop erof Lëscht
Fir verschidde Felder vun der Tabell ass et optimal, eng Dropdownlëscht z'organiséieren, sou datt d'Benotzer, nei records bäidroen, nëmme bestëmmte Parameteren spezifizéiere kënnen. Dëst ass relevant, zum Beispill, fir e Feld "Paul"An. Tatsächlech sinn et nëmmen zwou Méiglechkeeten: männlech a weiblech.
- Maacht eng zousätzlech Lëscht. Et ass am meeschte praktesch et op engem anere Blat ze setzen. An et weisen mir d'Lëscht vu Wäerter déi an der Dropdowndown Lëscht erschéngen.
- Wielt dës Lëscht a klickt duerno mat der rietser Maus Knäppchen. Am Menü dat erschéngt, wielt "En Numm aschreiwen ...".
- Eng Fënster déi eis scho vertraut ass geet op. Am entspriechende Feld, bezeechnen mir e Numm an eise Bereich, no de Bedingunge wéi uewen ernimmt.
- Mir ginn zréck op d'Blat mat der Datebank. Wielt d'Zuel, op déi den Dropdownlëscht soll ugewannt ginn. Gitt op den Tab "Donnéeën"An. Klickt op de Knäppchen Donnéeën Verifikatiounop dem Bändchen an der Toolbox lokaliséiert "Aarbecht mat Daten".
- D'Fenster fir sichtbar Wäerter ze kontrolléieren mécht op. Am Feld "Datentyp" set de Schalter op der Positioun LëschtAn. Am Feld "Quell" setzt d'Schëld "=" an direkt duerno, ouni Plaz, schreift den Numm vun der Lëscht erof, déi mir him e bësse méi héich ginn. Duerno klickt op de Knäppchen "OK".
Elo, wann Dir probéiert Daten an d'Gebitt anzeginn wou d'Restriktioun gesat gouf, erschéngt eng Lëscht an där Dir kënnt tëscht kloer gesaten Wäerter wielen.
Wann Dir probéiert arbiträr Zeechen an dësen Zellen ze schreiwen, erschéngt eng Fehlermeldung. Dir wäert zréck musse goen an eng richteg Entrée maachen.
Lektioun: Wéi een eng Dropdown Lëscht am Excel mécht
Natierlech ass Excel ënner senge Fäegkeeten op spezialiséiert Programmer fir d'Datebanken ze kreéieren. Wéi och ëmmer, et huet Tools déi an de meeschte Fäll d'Bedierfnesser vun de Benotzer entspriechen déi wëllen eng Datebank erstellen. Mat der Tatsaach datt Excel Funktiounen, am Verglach mat spezialiséierten Uwendungen, bekannt ass fir déi normal Benotzer vill besser, an dësem Sënn huet d'Entwécklung vu Microsoft souguer e puer Virdeeler.
